Vodja prodaje v spletni trgovini Novibiznis se je danes ob osmih zjutraj dobil na prav posebnem spletnem sestanku z ekipo sodelavcev, ki so odgovorni za posamezne blagovne skupine. Obravnavali so poročilo o cenah izdelkov iz njihovega prodajnega programa, ki jih ponujajo tudi najbolj konkurenčne spletne trgovine. S to razliko, da so razpravljali o cenah, ki so veljale do nekaj trenutkov pred sestankom, in ne o cenah iz prejšnjih dni, morda celo prejšnjega tedna. Današnje poročilo je v nekaj minutah pripravil robot. Še dan prej so obravnavali poročilo, za katero je vsak od 11 ljudi iz ekipe porabil vsaj šest ur. S tem, da so še do včeraj preverjali cene pri samo treh glavnih konkurentih, robot pa je preveril deset spletnih trgovin in celo različne ponudnike za posamezne produktne skupine.

Kako je to mogoče?

Gre za uporabo posebne programske opreme za avtomatizacijo ročnih postopkov, ki je v osnovi namenjena povečanju produktivnosti.

Robotska avtomatizacija procesov (robotic process automation – RPA) uporabnikom omogoča nastavitev enega ali več ukazov, s katerimi se avtomatizirajo pritiski na določene tipke na računalniški tipkovnici.

Takšni roboti se lahko uporabljajo za posnemanje izbranih opravil oziroma korakov transakcije v poslovnem ali informacijskem procesu, na primer za delo s podatki, prepisovanje podatkov med računalniškimi programi, proženje odzivov in izvajanje transakcij.

Delovni postopki so delno že avtomatizirani

Številne poslovne informacijske rešitve že omogočajo avtomatizirane poslovne procese, na primer sistemi ERP in CRM, dokumentni sistemi, rešitve za oskrbno verigo, spletne trgovine, nadzorni sistemi in podobno.
Podjetja so procese povezala in avtomatizirala tudi z uporabo različnih integracijskih pristopov.
»V tem primeru gre za upravljanje poslovnih procesov,« pravi Arben Kastrati, vodja IT-projektov v podjetju Konica Minolta Slovenija. Sistem za upravljanje poslovnih procesov zbira informacije in usmerja delovne postopke, vendar končne odločitve še vedno potrjujejo ljudje.
»Robotska avtomatizacija procesov je namenjena izvajanju ponavljajočih se nalog. Lahko prebere Excelovo datoteko ali podatke iz podatkovne zbirke, jih obdela in nekam odloži ali pripravi poročilo in ga zapiše v izbrano datoteko. Lahko povezuje sisteme, ki jih ni možno integrirati s programiranjem,« razlaga Kastrati.
Eden osnovnih robotiziranih procesov, ki jih tudi sam uporablja, je poročanje o zasedenosti kadrov. »RPA zbere vse podatke iz sistema za odsotnost, z interneta zbere podatke o delovnih dnevih in na podlagi poročila pobere še podatke iz sistema za obdelavo podpornih zahtevkov. »Program vse te podatke preračuna in pripravi v Excelu ter mi jih pošlje po e-pošti,« pripoveduje Kastrati. Med pogostimi procesi je spremljanje e-poštnih predalov, kjer se na podlagi sprejetih sporočil pripravljajo odgovori, začenjajo procesi ali prenašajo prejeti podatki v druge aplikacije.

Kombinacija z že uveljavljenimi tehnologijami

Napredne rešitve RPA se povezujejo s tehnologijami, kot so umetna inteligenca, pogovorni roboti in optično prepoznavanje znakov.
Takšni sistemi omogočajo avtomatizacijo zahtevnejših nalog, na primer komunikacije s stranko. Pogovorni robot ugotovi, da stranko zanimajo podatki o njeni pogodbi, in sproži proces RPA, ki na podlagi številke pogodbe iz zalednih sistemov zbere vse informacije o pogodbi in njenem izvajanju ter jih posreduje kupcu na zaslon.
Med zanimivimi aplikacijami je souporaba z OCR pri prepoznavanju in obdelavi prejetih računov.
Prek OCR se prepoznajo opisni podatki, na podlagi katerih se računi prenesejo v ustrezne zaledne sisteme, na primer ERP ali dokumentni sistem za nadaljnje potrjevanje.
Lahko pa RPA račun poveže še s pripadajočo dokumentacijo, na primer naročilnico in dobavnico, ter dokumente med sabo primerja. V primeru skladnosti lahko samostojno potrdi račun in ga preda v knjiženje, ob odstopanjih pa sproži proces odobravanja.
Umetna inteligenca se lahko uporabi za izbiro podpisnikov glede na vsebino računa in poslovna pravila ter tako oblikuje celoten delotok.

Cenovno učinkovita alternativa integraciji sistemov

Podjetja se pri uvajanju novih informacijskih rešitev, še posebej na področju digitalizacije poslovanja, soočajo s časovno in finančno zahtevnimi integracijami aplikacij.
Najbolj so problematični zastareli poslovni informacijski sistemi pa tudi sodobni, če za določeno področje ne ponujajo standardnih vmesnikov. »RPA omogoča vpisovanje podatkov v poslovne sisteme namesto ljudi.
Pri tem ni treba rešitev programirati, ampak se samo nastavi proces,« pojasnjuje Kastrati. Robot lahko sproti bere podatke z zaslona izbrane aplikacije in jih, na primer, vnaša v sistem ERP. Tovrstni programi prepoznavajo polja v aplikacijah, gumbe, zaznajo celo podatke, ki so na več straneh, tako da se ni treba ročno pomikati med njimi.
V dilemi med uporabo RPA in integracijo je glavni dejavnik cena. Enostavni projekti stanejo od nekaj tisoč evrov, zahtevnejši pa se začnejo pri deset tisoč evrih. Gre za letne zneske, saj večina RPA uporablja storitve v oblaku.
Je pa res, da se proces z RPA pripravi hitreje, pri čemer so spremembe enostavne, hitre in neprimerno cenejše kot spremembe integracijskih vmesnikov.

Kako začeti?

Kot pravi Mitja Kumar, odgovorni partner za svetovanje v regiji jugovzhodna Evropa iz podjetja Deloitte svetovanje, je treba najprej narediti analizo poslovanja in procesov ter ugotoviti, kje so področja, kjer je dovolj količine in frekvence, da bi se uvedba splačala.
»En robotek lahko pokrije delo od petih do osmih zaposlenih. Če nekdo dela eno opravilo le do 20 odstotkov svojega časa, se tega dela ne splača nadomestiti z robotsko avtomatizacijo,« pojasnjuje Kumar. Organizacija mora torej najprej odkriti, katera so najbolj frekventna in ponavljajoča se opravila, kjer bo RPA cenejši od človeškega dela.
Ni pa vedno vse v ceni dela. »Nekje poskušamo zasledovati odpravo napak in večjo kakovost ali pa stalno razpoložljivost, na primer pri digitalnih storitvah,« pravi Kumar.
Organizacije, ki se spogledujejo z uvedbo RPA, naj najprej preverijo, ali so v njihovi panogi že na voljo porabniški primeri z robotiko in ali so morda aktualni tudi primeri iz drugih panog. »Začeti je treba z znanimi primeri uporabe in vsakega posebej preveriti pri stranki, ali ustreza. Nekatere stvari mogoče potrebujejo vsi, morda vsak malo drugače,« pravi Kumar.
Potencial za uporabo RPA vidi v vseh panogah, pri čemer so v ospredju finančne ustanove in večja podjetja, predvsem tista, ki so aktivna na spletu.
»Lahko pokrijejo interakcije s strankami, reklamacije ali ko procesi med stranko in zaledjem niso povezani. Delno lahko RPA uporabi vsako podjetje, saj je seznam aplikacij precej dolg.«

Skozi prizmo pandemije

Trenutno je največji pospeševalec uvajanja RPA koronavirus. Zaradi krize namreč podjetja iščejo nove vzvode za znižanje stroškov, ki bi jim hkrati pomagali pri izboljšanju kakovosti procesov, hitrosti in produktivnosti.
Poleg tega morajo zaposleni v podjetjih, kjer se izvaja ročno prenašanje podatkov med poslovnimi programi, svoje delo največkrat opravljati na sedežu podjetja, kar povečuje tveganja. RPA je aktualen tudi z vidika hitrosti in enostavnosti uvedbe, saj je, zahvaljujoč storitvam v oblaku, možno posamezne delovne postopke avtomatizirati že v enem dnevu.

Prihodnost RPA

Glede na trenutne razmere je prihodnost RPA svetla. Organizacije želijo zmanjšati odvisnost od človeške delovne sile pri izvajanju rutinskih opravil. Poleg tega si želijo vzpostaviti digitalne procese, ki bi bili privlačni za končne uporabnike.
Vsekakor ne moremo mimo prednosti, kot so nižji stroški in zaščita poslovanja pred dogodki, kot je pandemija. Zato tudi ne preseneča, da ponudniki tehnologije za RPA ciljajo bolj na direktorje financ in poslovanja kot na same IT-oddelke. Poslovni uporabniki si namreč želijo hitre uvedbe avtomatizacije, za katero ni treba poznati programiranja.
Ne nazadnje bo tudi v prihodnje še veliko raznorodnih in spreminjajočih se informacijskih okolij, kjer bo možno z izboljšanjem koordinacije informacijskih procesov ustvariti visoko dodano vrednost.

Napoveduje se blizu 20-odstotna rast trga programske opreme za RPA

Dober kazalnik razširjanja robotske avtomatizacije procesov je pričakovana rast svetovne prodaje tovrstne programske opreme. Po napovedih analitske hiše Gartner naj bi bil trg RPA v prihodnjem letu vreden skoraj dve milijardi dolarjev. Poraba za RPA naj bi v primerjavi z letos zrasla za 19,5 odstotka, kar je sicer več od letošnje 11,9-odstotne koronske rasti, vendar precej manj kot leta 2019, ko se je trg skokovito povečal za 62,9 odstotka. Kljub pandemiji naj bi se rast do leta 2024 povečevala z dvomestno številko.
Po Gartnerjevih ugotovitvah so letos cene programske opreme za RPA upadle za 10 do 15 odstotkov. Tudi prihodnji dve leti gre pričakovati nadaljnje zniževanje cen, in sicer za pet do 10 odstotkov na leto.
Zaradi pandemije in recesije bo do leta 2022 RPA v neki obliki uporabljalo že 90 odstotkov velikih podjetij po vsem svetu. Gre za podjetja, ki želijo po eni strani digitalno okrepiti poslovne procese prek odpornosti in razširljivosti, po drugi pa preoblikovati človeško delovno silo in ročno delo. Z vse večjim usvajanjem se bo povečalo zavedanje med poslovnimi uporabniki, zato bo po Gartnerjevih predvidevanjih do leta 2024 že skoraj polovica kupcev rešitev RPA zunaj oddelkov IT.

 

 

Vir: Finance.si